Gestión del cambio: ¿qué es y por qué es tan importante para las empresas?

El cambio es una constante en la experiencia humana, como afirmaba el antiguo filósofo Heráclito hace dos milenios. Sin embargo, lo que este sabio griego no podía imaginar en ese entonces es la vertiginosa velocidad a la que se suceden los cambios en la actualidad. La evolución tecnológica avanza tan rápidamente que cada avance parece volverse obsoleto casi de la noche a la mañana.

En este contexto, el entorno laboral se ve forzado a adoptar nuevas tecnologías, métodos de trabajo y modos de interacción. ¿Cómo abordar esta transformación con garantías de éxito? La respuesta se encuentra en la gestión del cambio.

¿Qué es la gestión del cambio?

La consultora de renombre KPMG proporciona la siguiente definición de gestión del cambio: «La gestión del cambio tiene como objetivo facilitar y lograr la exitosa implementación de procesos de transformación, lo que implica trabajar junto con las personas para que acepten y adopten los cambios, reduciendo así la resistencia a los mismos».

La transformación digital ha revolucionado la cultura empresarial, y esta práctica se convierte en la respuesta necesaria para abordar transformaciones rápidas y significativas. Estas transformaciones pueden abarcar cambios tecnológicos, ajustes en el modelo de negocio, reestructuraciones organizativas, y modificaciones en los procesos, entre otros.

La transformación digital no se reduce a implementar herramientas para la automatización de procesos. Requiere un cambio en la empresa a nivel global en el que todas las áreas, responsables y empleados estén concienciados y se comprometan a llevar a cabo este cambio. 

Por este motivo, la transformación digital exige revisar y corregir cada una de las áreas que forman parte de una organización, su cadena de suministro, los flujos de trabajo, las competencias de sus empleados y los procesos de dirección y toma de decisiones.

La resistencia al cambio

Los avances tecnológicos se producen a un ritmo cada vez más acelerado, mientras que la adaptación al cambio del ser humano sigue un ritmo gradual. Esta disparidad de velocidades se conoce como resistencia al cambio.

Esta resistencia tiene una doble vertiente. Por un lado, las personas se ven obligadas a renovarse y aprender a utilizar las nuevas tecnologías que surgen constantemente. Ello supone adoptar la formación continua como una exigencia, lo cual requiere un esfuerzo al que no todo el mundo está dispuesto. Por otro lado, la transformación digital genera un rechazo inicial que tiene que ver con el cambio en las reglas establecidas (“¿por qué tengo que cambiar mi forma de trabajar si trabajo bien?»).

Esta resistencia al cambio provoca que las primeras fases de implantación de los nuevos procesos y herramientas de trabajo se ralenticen. Por ello, las compañías se enfrentan al reto no solo de incorporar tecnología, sino de preparar, formar y concienciar a sus trabajadores, mandos intermedios y directivos para hacer un correcto uso de la misma y explotar todos sus beneficios.

El nivel de resistencia al cambio es muy variable según la edad de la empresa, su nivel de digitalización actual y su cultura corporativa. Los casos más recurrentes se enmarcan dentro de los siguientes:

• Las empresas que han surgido en los últimos años, que basan su modelo de negocio en las nuevas tecnologías, no tendrán problema en la adaptación de cambios o herramientas de proceso digitales.
• Las empresas que llevan operando muchos años en el mercado, con sistemas  tradicionales, con procedimientos analógicos establecidos y consolidados y con culturas empresariales muy arraigadas, se enfrentarán a que muchos de sus empleados e incluso sus directivos sean reticentes a los cambios, debido principalmente a que estos implicarían el esfuerzo (de índole económico también) de aprender nuevas habilidades y cambios en los hábitos de trabajo. 

Claves de la gestión del cambio organizacional

En los próximos años, un porcentaje muy alto de los empleos que existen hoy en día van a ser realizados por máquinas. Esto provocará que el empleo se mueva a un terreno más intangible, intelectual y estratégico. De hecho, gran parte de las profesiones más importantes que habrá dentro de unos años todavía no se han inventado.

Incluso algunas de las tareas intelectuales necesarias para algunos trabajos actuales también desaparecerán. Eso significa que los trabajadores del futuro tendrán que ser capaces de utilizar esa fuente de conocimiento para ir un paso por delante de la tecnología.

Por esta razón, además de incorporar hardware y software para no perder competitividad, las organizaciones deben experimentar un cambio cultural en los propios modelos de aprendizaje. La formación, además de continua, debe darse en los propios entornos laborales. Para ello es necesaria la creación de equipos multidisciplinares de carácter colaborativo que puedan hacer frente a los nuevos retos y problemas que puedan surgir.

¿Qué se necesita para gestionar el cambio?

Siempre son las personas las que enfrentan las consecuencias de las transformaciones, y dado que son el activo principal de las empresas, es esencial contar con su participación activa. Las personas, en su mayoría, tienden a resistirse a los cambios debido a la inseguridad y la incertidumbre que estos suelen generar. ¿Qué necesitan los responsables de esta gestión para poder hacerse cargo de ella?

Capacidad de liderazgo

Todas las consultoras de recursos humanos coinciden en señalar que la capacidad de adaptarse y gestionar los cambios se ha convertido en un claro indicador de liderazgo profesional, ya que en el contexto actual, los líderes deben asumir el papel de agentes de cambio.

Por ello, en la gestión del cambio hay que destacar la relevancia que tendrá la figura del CEO y otros cargos de dirección. Para liderar un proceso de transformación digital, este debe adquirir o desarrollar una serie de habilidades clave en la nueva realidad hipertecnológica.

Además de las funciones tradicionales de gestión, planificación, estrategia o dirección de negocio, deberá ser capaz de liderar este cambio cultural en la empresa. Y ante todo, asumir en primera persona esos cambios para que la implantación irrigue todas las áreas de la organización desde arriba hasta abajo.

Algunas de las capacidades básicas para liderar un proceso de transformación digital son: capacidad de innovación, flexibilidad, resiliencia, pensamiento crítico, ejemplaridad, transparencia, coherencia en la transmisión de valores, empatía e integración de equipos.

Confianza y comunicación

Aquellos que reconocen la necesidad de cambios en la organización aumentan su compromiso con la empresa y el éxito del proceso. Demuestran que pueden enfrentar nuevos desafíos y desarrollar una mayor autoconfianza.

Para lograr esto, a nivel organizacional, es crucial fomentar la confianza en la dirección, mantener un flujo constante de información y crear un ambiente donde los compañeros influyan positivamente en los demás. La comunicación interna efectiva se convierte pues en una herramienta indispensable para conseguir que todas las personas se impliquen en el proceso y crean en los beneficios que este traerá tanto para la empresa como para sí mismos.

Herramientas de gestión emocional

Simultáneamente, gestionar adecuadamente las emociones y la resistencia al cambio es fundamental para evitar consecuencias negativas tanto para los empleados, como la frustración, la inestabilidad emocional o el estrés, como para las organizaciones, incluyendo una menor productividad, incumplimiento de objetivos o un ambiente laboral negativo.

Desde Robert Half, una consultora internacional líder en recursos humanos, se destaca que «las empresas deben ser conscientes de la importancia de gestionar el cambio para minimizar su impacto en los empleados». A esto podemos añadir que no solo es importante para minimizar el impacto negativo, sino para lograr un impacto positivo que repercuta en el bienestar y la satisfacción de los trabajadores. 

Conclusión

La capacidad de las organizaciones para enfrentar los cambios de manera proactiva determinará su capacidad para adoptar nuevos procesos o sistemas. Para las empresas, la gestión del cambio no solo ayuda a acelerar las transformaciones, sino que también la incorpora como parte fundamental de su cultura de cara al futuro.

Gracias a ello, se previenen los incidentes que pueden afectar a la eficiencia económica del proyecto, se impulsan las relaciones y las comunicaciones internas y se fortalece el sentido de pertenencia del equipo. Es por ello que la gestión del cambio se convierte en un elemento clave en el camino hacia el éxito empresarial en un mundo en constante evolución