Prevención de Riesgos Laborales en Oficinas y Despachos

La prevención de riesgos laborales es esencial para evitar o disminuir al máximo los riesgos derivados del trabajo. Si bien el trabajo en oficinas no suele producir riesgos graves para la salud, sí que causa daños y accidentes que, aun siendo leves, deben ser evaluados. A continuación realizaremos una breve exposición sobre las características, riesgos y medidas de prevención en el trabajo en oficinas y despachos.

Tipos de riesgos laborales del trabajo en oficinas

Los trabajos que se llevan a cabo en oficinas y despachos se consideran de los más seguros que existen. No obstante, aunque la mayoría de ellos sean leves, se producen muchos accidentes y daños. Los casos más comunes en este tipo de puestos tienen que ver con lesiones producidas por:

• El entorno del puesto de trabajo.
• La manipulación manual de cargas.
• La falta de confort y ergonomía.
• Fatiga visual.
• Factores psicosociales.
• Posturas y movimientos en el trabajo.
• PVD (pantallas de visualización de datos).
• Radiaciones y campos electromagnéticos.

Riesgos laborales del entorno de trabajo en oficinas

Los principales riesgos que existen en el trabajo de despacho y oficina son los siguientes:

• Golpes: contra equipos o por caídas de objetos. Este tipo de accidentes suelen causar lesiones como fracturas o luxaciones.
• Cortes y pinchazos: con material de oficina habitualmente. En este caso se producen heridas abiertas con hemorragias de diversos grados.
• Caídas: por tropiezos y resbalones principalmente. Las lesiones más habituales de este tipo de accidentes son las torceduras y esquinces, aunque también se pueden producir traumatismos y fracturas.
• Contactos eléctricos: durante el uso de equipos e instalaciones. Estos contactos pueden acarrear quemaduras, tetanización, contracciones…

Las 8 medidas preventivas en el entorno de trabajo

1. Mantener despejadas las zonas de paso, los pasillos y las salidas.
2. Disponer de una correcta señalización de zonas peligrosas.
3. No obstaculizar los extintores, mangueras ni elementos de lucha contra incendio.
4. Canalización del cableado de ordenadores y instalaciones.
5. Respetar las protecciones de seguridad de equipos y herramientas cortantes.
6. Colocar las herramientas y utensilios en el lugar adecuado.
7. Asegurarse de que los equipos y herramientas tienen todos sus elementos en buenas condiciones.
8. Recuerda: Los trabajadores deben responsabilizarse del orden y la limpieza de su puesto de trabajo.

Riesgos laborales de la manipulación de cargas en oficinas

Generalmente, los trabajadores en sus oficinas no tienen que manipular cargas. Sin embargo, en algunas ocasiones deben transportar o cargar algunos objetos como: cajas con papel, fotocopiadoras, carpetas o archivadores, mobiliario, etc. Debido a que en la mayoría de casos no disponen de la preparación ni formación adecuada, se enfrentan a ciertos riesgos que veremos a continuación.

• Transtornos musculoesqueléticos originados por una técnica de sujeción o levantamiento de los objetos incorrecta. Estas prácticas suelen traducirse sobre todo en dolores de espalda.
• Traumatismos o lesiones por caídas de objetos durante la manipulación. 
• Traumatismos o lesiones por golpes contra objetos durante la manipulación.

Medidas preventivas en la manipulación de cargas en oficinas

1. Recibir una formación e información adecuadas sobre la manipulación de cargas.
2. Disminuir el peso de las cargas.
3. Alzar y transportar las cargas con ayuda de otras personas.
4. Realizar una manipulación adecuada. Las principales recomendaciones son colocar los pies separados, las piernas flexionadas, acercar la carga lo máximo posible al cuerpo, mantener la espalda recta y elevar las cargas haciendo fuerza con las piernas y no con la espalda. 

Riesgos laborales relacionados con el confort en la oficina

Se define como confort al conjunto de condiciones materiales que proporcionan bienestar o comodidad. Existen 3 factores principales que intervienen en el confort de los trabajadores:

• Temperatura: El estrés térmico (por exceso de calor o frío) puede ser prejudicial en el trabajo. El calor puede producir malestar, sofoco y cansancio; y el frío, una disminución de la respuesta inmunitaria contra infecciones.
• Ruido: Se entiende por ruido al sonido molesto y no deseado. Puede ocasionar daños como dolor de cabeza o estrés.
• Calidad del aire: Con la aplicación de las nuevas tecnologías en el diseño de edificios se ha producido un aumento del Síndrome del Edificio Enfermo (conjunto de sintomatologías y enfermedades originadas o estimuladas por la contaminación del aire en los espacios cerrados). Puede desencadenar síntomas como dolor de cabeza, fatiga, irritación de ojos, nariz y garganta, etc.

Medidas preventivas para evitar o reducir problemas de confort en la oficina

1. Dividir las zonas de trabajo.
2. Mantener el nivel de temperatura (19º-23º) y humedad (45%-65%) óptimos para el trabajo en oficina.
3. Tener y mantener unos sistemas de ventilación y climatización adecuados.
4. Disponer de ventanas practicables en todo el edificio.
5. Evitar la utilización de productos tóxicos en la limpieza de las oficinas.

Riesgos laborales relacionados con la fatiga visual

La fatiga visual es un riesgo importante en el trabajo en oficinas y despachos porque aparece por la realización de las tareas propias del puesto, principalmente por la redacción y lectura de documentos que requieren exigencias visuales elevadas.

Medidas preventivas de la fatiga visual en oficinas

1. Ajustar el brillo y el contraste de las pantallas.
2. Tener en cuenta las necesidades de luminosidad. Para el trabajo en oficinas 500 lux.
3. Tomar en consideración la ubicación de las fuentes de luz.

Riegos laborales de los factores psicosociales en las oficinas

La psicosociología es la disciplina que identifica, analiza, evalúa y trata de prevenir los riesgos derivados de la interacción del trabajador con los factores psicosociales del trabajo. Se podría considerar como el punto de encuentro entre la psicología y sociología.

Los factores psicosociales más importantes que intervienen en el trabajo de oficina se encuentran dentro de los siguientes cuatro puntos:

• Jornada laboral. Algunos problemas comunes son: jornada larga y poca flexibilidad horaria, trabajo a turnos, trabajo nocturno y falta falta de pausas y descansos.
• Organización. Son problemas relacionados con la falta de participación del trabajador en la toma de decisiones, un estilo de mando demasiado autoritario, un organigrama mal diseñado o la presencia de unas malas relaciones interpersonales.
• Tareas. Los principales motivos de malestar tienen que ver con la monotonía y repetitividad, la falta de autonomía, el ritmo de trabajo o estar en un puesto inferior a las expectativas o capacidades.
• Autogestión. Son aquellos factores que afectan a la formación del trabajador, su personalidad o su inteligencia emocional.

Medidas preventivas relacionadas con los factores psicosociales en el trabajo de oficina

1. Procurar que el trabajador tenga la máxima información sobre la tarea.
2. Realizar pausas, especialmente en aquellos puesto en los que se requiera mucha concentración.
3. Alternar el trabajo frente a las pantallas de visualización con otras tareas.
4. Tareas que permitan al individuo poner en práctica sus conocimientos.
5. Dar la suficiente autonomía al trabajador para que planifique su trabajo, establezca sus propias pausas y sus procedimientos de trabajo.
6. Un ritmo y volumen de trabajo adecuado.
7. Sistema salarial justo y adecuado, sin ambigüedades en el contrato.
8. Fomentar un clima laboral positivo.

Riesgos laborales relacionados con los hábitos posturales

La postura principal de un trabajador en oficinas y despachos es la de sentado en la mesa de trabajo.

Generalmente, permanecer sentado mucho tiempo puede provocar problemas en la salud relacionados con la circulación y problemas musculoesqueléticos.

Por lo común, el trabajador se encontrará  frente a una pantalla, leyendo o escribiendo, y es por eso que asociamos los riesgos posturales y de movimientos con el uso de las PVD que a continuación desarrollaremos.

Riesgos laborales de las pantallas de visualización de datos

Se han convertido recientemente en un riesgo para la salud de los trabajadores. Hablaremos pues, de los problemas posturales, directamente relacionados con las PVD y las radiaciones y campos electromagnéticos a los que quedan expuestos los trabajadores por su uso.

Riesgos laborales de las radiaciones y campos electromagnéticos

Son muchos los factores que interfieren en el ambiente del espacio de trabajo. Generalmente no tenemos en cuenta las radiaciones y campos electromagnéticos al no poder ser percibidos.

• Campos eléctricos. Forman parte de la oficina. Se originan en lámparas, ordenadores o cableado eléctrico… El Real Decreto 299/2016 incluye unos valores límite de 10.000 a 20.000 V/m.
• Campos magnéticos. Constituye el movimiento de los electrones en forma de anillos. Pueden atravesar las personas y la mayoría de materiales sin dificultad. Los valores límite incluidos en el Real Decreto 299/2016 son de 1.000.000 a 6.000.000.
• Ondas electromagnéticas. Las ondas se utilizan para trasmitir información (móviles, televisión digital, teléfonos inalámbricos, bluetooth, WiFi…). La legislación de protección laboral en España no exige valor máximo para la protección de los trabajadores

Medidas preventivas contra las radiaciones y campos electromagnéticos

1. Procurar mantener campos eléctricos bajos. ¿Cómo? Actuando en el entorno más inmediato del trabajador conduciendo todos los campos eléctricos hacia una buena toma de tierra.
2. En la medida de lo posible desconectar o separarse de las principales fuentes.
3. Moderar las radiaciones absorbidas en la oficina. ¿Cómo? Evitando el uso del móvil en zonas de baja cobertura, en el vehículo llamar mediante manos libres, sustituir los teléfonos inalámbricos DECT por teléfonos inalámbricos ECO DECT, evitar la instalación del router al lado de los trabajadores…

Importancia de la prevención de riesgos laborales

Es muy importante destacar y reconocer el papel de la prevención, más aún en este tipo de entorno laboral en el que es muy difícil percibir la peligrosidad, así como insistir en que es posible aprovecharse de todas las ventajas de la tecnología, cuidando de la salud del trabajador y reduciendo al mínimo el nivel de exposición al riesgo.

Seguros de riesgos laborales

Una de las medidas que pueden (y deben) tomar las empresas para garantizar una atención rápida y eficaz a los trabajadores en caso de sufrir daños, es contratar un seguro que cubra este tipo de incidentes. El seguro más idóneo en estos casos es el seguro de accidente de convenio, el cual es obligatorio cuando la empresa está sujeta a un convenio colectivo.

También llamado seguro colectivo de accidentes, este ha de incluir las coberturas previstas en el propio convenio al que esté adscrita la empresa. Los seguros de accidente de convenio suelen englobar los riesgos de fallecimiento o incapacidad permanente que puedan derivarse de accidentes, laborales o no, o incluso de enfermedades comunes o profesionales.

Algunos convenidos colectivos establecen también la obligación de suscribir la responsabilidad civil patronal, por lo que es altamente recomendable que el seguro contratado cuente con dicha cobertura de forma adicional, especialmente en el caso de actividades laborales peligrosas. Esto permite ofrecer mayores garantías a los trabajadores en caso de siniestro.